Sponsorcommissie

van de voetbalvereniging Veenhuizen 

Plaats in de organisatie

De vereniging heeft voor het bereiken van haar doelstellingen en voor haar bedrijfsvoering, naast de opbrengsten vanuit contributiegelden en kantinebeheer, financiele middelen nodig vanuit externe sponsoren. Zij stelt hiervoor een sponsorcommissie aan die, bij uitsluiting, bevoegd is tot het afsluiten van sponsorcontracten.


Samenstelling sponsorcommissie

De commissie bestaat uit maximaal vier personen. Een lid is verantwoordelijk voor de administratieve zaken, zoals het beheer van de contracten en de facturering. De andere leden houden zich bezig met het aantrekken van nieuwe sponsoren en het onderhouden van de contacten met bestaande sponsoren.


Overlegbijeenkomsten

De commissie komt voor nader overleg een maal per drie maanden, of vaker indien noodzakelijk, bijeen. Deze bijeenkomsten worden voorgezeten door een lid van het verenigingsbestuur. Hierdoor is het contact met het bestuur gewaarborgd.

Werkwijze

Tijdens de bijeenkomsten verdelen de leden de lijst van de huidige sponsoren. Ieder is verantwoordelijk voor het onderhoud van de contacten met de toegewezen sponsoren. Eveneens wordt besproken wie als nieuwe potentiƫle sponsor benaderd kan worden en door wie.

Sponsoren

Sponsoren stellen financiĆ«le middelen ter beschikking onder meer in ruil voor zaken als reclame, naamsbekendheid en vergroting van omzet. Een goed onderhouden persoonlijk contact is hierbij onontbeerlijk. 

Sponsorgelden

In de jaarlijkse begroting van de penningmeester wordt een bedrag opgenomen als gewenste sponsorgelden. De commissie heeft als taak dit bedrag te realiseren. Van de ontvangen gelden wordt 15 % gereserveerd voor de commissie ten behoeve van het relatiebeheer.

Sponsorcontracten kunnen iedere eerste van een kalendermaand ingaan, hierbij geldt een contractsduur van drie jaar. Voor speciale doeleinden, zoals de viering van een clubkampioenschap of lustrumfeest, kunnen eenmalig sponsorgelden verworven worden.

Verantwoording

De commissie doet jaarlijks schriftelijk verslag over verrichtte werkzaamheden en bereikte resultaten ten behoeve van de algemene ledenvergadering.